Sau thực phẩm, giáo dục là nhu cầu số một của dân tộc ''

Ngày 26 tháng 07 năm 2014

ĐĂNG NHẬP TÀI KHOẢN

 » Kế hoạch » Các quyết định cấp trường

Các quyết định cấp trường

Cập nhật lúc : 11:25 06/11/2013  

Quy định nhiệm vụ của Tổ Văn Phòng năm học 2013-2014

SỞ GD& ĐT TT.HUẾ

 

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

TRƯỜNG THPT ALƯỚI

 

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Số: 05/QĐ-THPTAL

 

                     A Lưới, ngày 28 tháng 09 năm 2013

 

 QUY ĐỊNH

 

NHIỆM VỤ CÔNG  VIỆC CỦA TỔ VĂN PHÒNG

 

- Căn cứ thông tư 12/2011/TT-BGD&ĐT ngày 28 tháng 3 năm 2011 về việc ban hành Điều lệ trường THCS, THPT và trường  PT có nhiều cấp học,

 

- Căn cứ hợp đồng lao động , năng lực công tác và trình độ chuyên môn  của từng cá nhân trong tổ văn phòng,

 

- Hiệu trưởng trường THPT A Lưới phân công nhiệm vụ công việc của các cá nhân trong tổ văn phòng như sau.

 

1.BẢO VỆ:

 

Bảo vệ phải thực hiện các nhiệm vụ sau:

 

- Bảo vệ tài sản, bảo vệ an ninh, phòng chóng cháy nổ,  bảo đảm an toàn cơ quan và  giữ gìn uy tín của nhà trường, của cán bộ, giáo viên và công nhân viên trong nhà trường.

 

- Tôn trọng pháp luật, chấp hành nghiêm chỉnh các quy định của nhà trường và của ngành giáo dục.

 

- Thực hiện đúng nhiệm vụ được phân công, thực hiện nếp sống văn hóa nơi công sở, phòng bảo vệ là nơi tiếp đón và hướng dẫn khách đầu tiên khi khách đến làm việc và liên hệ công tác với nhà trường nên phải sắp xếp khoa học, đảm bảo vệ sinh sạch sẽ, gọn gàng, không được tổ chức các sinh hoạt cá nhân trong phòng làm việc.

 

- Phải có mặt đúng nơi làm việc được quy định đối với nhân viên bảo vệ trong thời gian quy định của ca trực.

 

- Chấp hành lệnh điều hành của Ban giám hiệu, nội quy kỷ luật lao động, an toàn lao động, và các quy định về phòng cháy, chữa cháy. Thực hiện tiết kiệm , chống lãng phí.

 

- Bồi thường vi phạm về vật chất: Bồi thường 100% giá trị tài sản trong trường hợp để kẻ gian trộm cắp hoặc phá hoại.

 

- Bảo vệ có trách nhiệm kiểm tra người ra vào cơ quan, đối với  khách  liên hệ công tác,  học sinh liên hệ rút hồ sơ, bằng tốt nghiệp,...Bảo vệ hướng dẫn để xe đúng quy định không được chạy xe thẳng vào trường trong thời gian học sinh đang học.

 

- Cuối mỗi buổi học bảo vệ kiểm tra lại tất cả tài sản nhà trường nhất là các phòng học về các công tắc bóng điện, quạt, bàn ghế, cửa kính và hệ thống điện ... tại phòng học và báo cáo ngay với lãnh đạo trực ban giám hiệu nếu có hư hỏng mất mát và đồng thời bảo vệ phải ghi vào sổ theo dõi của mình để báo cáo nhà trường tiến hành sửa chửa tài sản bị hư hỏng.

 

- Tuyệt đối không cho học sinh ra cổng (trong giờ học) khi chưa được sự cho phép của BGH hay của Đoàn trường.

 

- Đánh trống các tiết học theo thời gian quy định

 

- Giúp nhà trường các công việc khác khi được phân công.

 

- Thường xuyên liên hệ với hiệu trưởng để báo cáo tình hình hàng ngày và xin ý kiến xử lí khi có vấn đề đột xuất.

 

     - Công việc cụ thể:

 

+ Buổi sáng: mở cổng, cửa các phòng học trước 30 phút vào học ( 6h45 phút) và và đóng cổng vào lúc 6h20 phút. Hết giờ học ca sáng: kiểm tra hệ thống điện, quạt ( cúp cầu dao) và tài sản phòng học ...đóng cổng.

 

+ Buổi chiều: mở cổng, cửa các phòng học trước 30 phút khi vào học tiết 1.  Hết giờ học chiều: đóng cửa, cổng cúp cầu dao từng phòng học.

 

+ Buổi tối: Đóng cửa tất cả các phòng học, bật điện dãy hành lang ( sau 18h30’) quản lý CSVC toàn trường.

 

2.NHÂN VIÊN VĂN THƯ, THỦ QUỸ:

 

Nhân viên văn thư  có những nhiệm vụ cụ thể sau:

 

- Nhận công văn đi, đến ghi vào sổ theo qui định và chuyển cho hiệu trưởng xử lý, giúp hiệu trưởng lưu trữ công văn đi, đến. Các công văn đi và công văn đến được poto là 2 bản gởi cho hiệu trưởng 01 bản và lưu giữ 01 bản. Hằng ngày, vào trang điều hành của Sở GD&ĐT Thừa Thiên Huế và trang điều hành của trường để lấy các loại văn bản, thông tin cần giải quyết. Theo dõi và kịp thời báo cáo cho hiệu trưởng biết những công văn nào chưa hoàn thành.

 

- Đánh máy các loại văn bản hành chính của trường khi được sự phân công của hiệu trưởng và của các phó hiệu trưởng  vào sổ đủ, đúng qui định và gửi đi nhanh, kịp thời, đúng địa chỉ.

 

- Photo các loại tài liệu khi được sự phân công của hiệu trưởng ( phải có đề xuất photo tài liệu được hiệu trưởng phê duyệt, khi máy photo nhà trường hư )

 

- Đề xuất mua sắm các loại văn phòng phẩm của nhà trường ( giấy in A4, giấy photo, vpp ...) và phát  cho GV, lãnh đạo nhà trường.  Lưu ý tất cả việc mua sắm, photo tài liệu phải có đề xuất được sự thống nhất của hiệu trưởngvà lưu giữ lại phiếu đề xuất để làm hồ sơ quyết toán sau này.

 

- Quản lí các loại con dấu của nhà trường, không được mang con dấu ra khỏi trường, không để người khác sử dụng con dấu.  Không được đóng dấu vào những chữ kí photô của hiệu trưởng hay phó hiệu trưởng. Không được đóng dấu khi chưa có chữ kí của lãnh đạo nhà trường và khi trình kí phải có đầy đủ các thông tin trên các loại giấy tờ cần kí.  Kiểm tra lại các loại văn bản khi trình kí ( nội dung, văn phong, chính tả...)

 

- Quản lí giấy giới thiệu, giấy công tác, ghi giấy giới thiệu, giấy công tác khi hiệu trưởng yêu cầu. Ghi cụ thể số giấy giới thiệu, giấy công tác và cấp đúng người được BGH phân công đi công tác.

 

- Hàng tháng phải có kế hoạch hoạt động và báo cáo cho hiệu trưởng biết các vấn đề thuộc trách nhiệm của mình.

 

Thủ quỹ có những nhiệm vụ như sau:

 

-Giúp HT quản lý tài chính của tất cả các nguồn quỹ trong nhà trường theo đúng nguyên tắc tài chính

 

- Thực hiện trách nhiệm quản lí tài chính, tài sản, các loại hồ sơ, chứng từ.

 

- Thu chi phải cập nhật kịp thời; hàng tháng phải kết qũy để báo cáo cho hiệu trưởng; quyết toán hàng qúy, hàng năm với  cấp trên một cách chính xác, kịp thời.

 

- Chỉ được phép chi khi có ký duyệt của HT & kế toán ( tất cả các nguồn quỹ).

 

- Tham gia thu các loại qũy và thống kê, báo cáo tiến độ thu hàng tháng cho giáo viên chủ nhiệm và hiệu trưởng biết.

 

- Trong việc thực hiện chi các chế độ chính sách cho học sinh thủ quỹ phải cho học sinh trực tiếp nhận và giáo viên chủ nhiệm giám sát và gvcn cùng kí vào chứng từ nhận của học sinh. Báo cáo với hiệu trưởng, kế toán số quỹ còn lại khi có yêu cầu..

 

- Ngoài ra tùy thực tế hiệu trưởng có thể giao thêm các nhiệm vụ khác.

 

Giờ làm việc: 40 giờ/ tuần ,từ thứ 2 – thứ 6 hàng tuần

 

3. KẾ TOÁN:

 

Kế toán nhà trường có những nhiệm vụ sau:

 

- Tham mưu cho HT về quản lý tất cả các nguồn tài chính, tài sản. Lập tất cả các dự trù chi tiêu do HT chỉ đạo. Quản lý hồ sơ, chứng từ theo đúng nguyên tắc tài chính. Giải quyết nhanh chóng, kịp thời , linh hoạt, chính xác, có trách nhiệm các khoản thu-chi và các chế độ, chính sách cho CB-GV-NV. Hàng tháng, hàng quý  quyết toán tất cả các nguồn thu-chi và báo cáo với hiệu trưởng tình hình thu chi.

 

- Thường xuyên vào kênh điều hành Sở  GD&ĐT  theo dõi các văn bản,  thông tin, các văn bản mới ban hành và báo cáo kịp thời những công văn sở GD &ĐT yêu cầu mà lĩnh vực mình phụ trách ( trước khi gởi báo cáo phải trình Hiệu trưởng  duyệt trước khi gởi).

 

- Có trách nhiệm hướng dẫn CBGVCNV trong nhà trường quyết toán kinh phí đúng theo quy định, nhanh chóng  kịp thời.

 

- Ngay từ đầu năm khi có kinh phí được giao kế toán phải lập dự kiến kế hoạch thu, chi

 

- Báo cáo các loại qũy ngoài ngân sách (học phí, các nguồn tiền gửi còn dư....) để hiệu trưởng quyết định công khai các loại qũy này mỗi năm hai lần vào cuối mỗi học kì.

 

- Hàng năm phải kiểm quỹ tiền mặt, khi kết thúc năm tài chính, đồng thời xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ theo Nghị định 43 của chính phủ

 

- Ngày 01 đến ngày 10 hàng tháng hoàn thành thủ tục chuyển kinh phí chi lương cho CBGVCNV.

 

- Hướng dẫn GVCN thực hiện các chế độ chính sách cho học sinh kịp thời, đúng quy định.

 

- Nộp nguồn học phí, BHYT học sinh và giáo viên cho các cơ quan liên quan đúng thời gian quy định.

 

-  Ngày 25 đến 30 hàng tháng cập nhật tài chính, tiền mặt, tài sản và báo cáo cho HT, và phải có nhiệm vụ cung cấp cho Ban kiểm tra trường tình hình thu- chi các nguồn quỹ  để công khai trước toàn trường.

 

-  Hàng tháng phải công khai tài chính của đơn vị, báo cáo qua các lần họp Hội đồng hoặc báo cáo bằng văn bản tại văn phòng.

 

- Mọi sự mất mát chứng từ thất thoát công qũy do thiếu trách nhiệm, hoặc chi sai chế độ, sai nguyên tắc tài chính thì phải bồi thường và chịu trách nhiệm trước pháp luật.

 

                            Giờ làm việc: 40 giờ/ tuần ,từ thứ 2 – thứ 6 hàng tuần

 

4. NHÂN VIÊN GIÁO VỤ:

 

- Giúp Hiệu trưởng quản lí các loại hồ sơ của học sinh và các loại giấy tờ liên quan đến học sinh ( Học bạ, bằng tốt nghiệp, sổ điểm lớn, sổ cấp chứng nhận nghề, sổ đầu bài...)

 

- Giúp Hiệu trưởng ghi sổ đăng bộ, quản lý sổ gọi tên ghi điểm, học bạ  tại văn phòng (lập sổ theo dõi ký mượn hàng ngày), quản lý học bạ học sinh, sổ theo dõi và cấp phát văn bằng, sổ theo dõi học sinh chuyển đi – chuyển đến.

 

- Các loại hồ sơ khi tham mưu lãnh đạo nhà trường kí cần phải đối chiếu với hồ sơ gốc như sổ điểm, học bạ, dữ liệu tại máy tính... tránh để tình trạng  sửa điểm tùy tiện.

 

- Chịu trách nhiệm về việc cấp phát bằng tốt nghiệp, chứng chỉ nghề phổ thông....

 

- Hướng dẫn học sinh và phụ huynh học sinh thực hiện công tác chuyển đi và chuyển đến, hướng dẫn điều chỉnh sai sót, cấp giấy chứng nhận hoàn thành chương trình phổ thông khi phụ huynh học sinh yêu cầu, cấp giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời.  

 

- Nhắc nhở hướng dẫn các giáo viên thực hiện các qui định về việc điểm danh, vào điểm, lập học bạ…Thường xuyên kiểm tra các loại hồ sơ kịp thời, phát hiện những sai sót báo cáo cho hiệu trưởng biết để giải quyết theo đúng qui chế.

 

- Sắp xếp hồ sơ khoa học, chính xác, có lịch làm việc cụ thể để tiện cho giáo viên, phụ huynh và học sinh khi liên hệ công tác.

 

- Giáo vụ phải nghiên cứu cách ghi các loại hồ sơ và hướng dẫn giáo viên ghi đúng quy định. Đối với từng loại sổ :

 

+Sổ đăng bộ: Ngay từ đầu năm học phải cập nhật toàn bộ số học sinh lớp 10  mới vào học và ghi lớp mới của học sinh cũ chuyển lên lớp mới  và điền đầy đủ các loại thông tin cần thiết của sổ đăng bộ.

 

+Sổ gọi tên ghi điểm: Quản lí sổ gọi tên ghi điểm, thường xuyên nhắc nhở giáo viên thực hiện việc điểm danh vào điểm đúng quy định. Cuối mỗi tháng thực hiện việc kiểm tra nhận xét việc thực hiện quản lí, theo dõi điểm danh học sinh vào phần nhận xét và trình BGH kí xác nhận. Đối với những sổ điểm cũ phải thực hiện việc lưu giữ cẩn thận và khoa học theo từng năm học, giáo vụ phải thực hiện việc kí đóng dấu ở các năm học  trước khi thực hiện việc lưu trữ.

 

+ Sổ học bạ: Quản lí sổ học bạ của học sinh, kiểm tra việc vào điểm, chữ kí của GVBM, GVCN, thay mặt BGH đóng dấu nhất trí và trình BGH kí vào đầu năm học. Đối với học sinh bỏ học học bạ đó cần lấy ra và lưu vào vị trí năm học học sinh bỏ học. Cuối năm học khi đã có kết quả kiểm tra hồ sơ chéo giữa các GVCN giáo vụ có trách nhiệm kiểm tra xem GVCN  đã sửa chữa những lỗi sai sót mà người kiểm tra đã phát hiện hay chưa trước khi nhận học bạ và sau khi có kết quả thi lại giáo vụ hướng dẫn việc vào điểm thi lại.  

 

-Sổ cấp phát văn bằn, chứng chỉ: Ngay sau khi nhận giấy chứng nhận được sở GD&ĐT cấp giáo vụ phải vào sổ cấp phát bằng với đầy đủ thông tin.

 

 - Sổ đầu bài:  lưu giữ theo quy định, hằng cuối mỗi  học kì thu tất cả các sổ đầu bài của tất cả các khối lớp và bảo quản theo năm học, đối với các lớp không nộp sổ đầu bài giáo vụ cần báo cáo cho hiệu trưởng để có biện pháp xử lí.

 

- Sổ báo giảng của GV: lưu giữ theo quy định, hằng cuối mỗi  học kì thu tất cả các sổ của tất cả các giáo viên và bảo quản theo năm học.

 

- Quy định đối với việc rút hồ sơ học sinh: Người rút hồ sơ phải là người đứng tên trên hồ sơ đó và phải có các loại giấy tờ  chứng minh là đúng tên mình. Trường hợp người đứng tên trên hồ sơ không thể đến rút được thì phải có giấy ủy quyền cho người đến rút và người đến rút hồ sơ phải có giấy tờ chúng minh mình là người được ủy quyền. Khi  giao nhận bằng, hồ sơ học sinh   giáo vụ phải ghi số chứng minh thư của người nhận vào sổ cấp phát bằng.

 

- Đối với GV khi mượn học bạ, sổ gọi tên ghi điểm phải có thực hiện việc kí mượn và kí trả theo đúng quy định.

 

- Hàng tháng phải có kế hoạch hoạt động và báo cáo cho hiệu trưởng biết các vấn đề thuộc trách nhiệm của mình.

 

Giờ làm việc: 40 giờ/ tuần ,từ thứ 2 – thứ 6 hàng tuần

 

5. CÁN BỘ THƯ VIỆN:

 

- Quản lý các loại sách giáo khoa, sách tham khảo, truyện, báo, tạp chí  v.v. theo đúng nguyên tắc quản thư, nội quy thư viện.

 

- Kịp thời cung cấp các loại sách cho CB-GV-NV và HS có nhu cầu học tập, nghiên cứu.

 

- Đề xuất mua bổ sung những đầu sách hay, chủ động làm thanh lý những đầu sách cũ, không còn sử dụng được.

 

- Giới thiệu những tài liệu, sách mới đến GV, HS. Riêng báo, tạp chí mới, khi nhận phải gởi về phòng HT trước.

 

- Thực hiện kiểm kê định kỳ, báo cáo đầy đủ, kịp thời theo qui định. (kiểm tra đột xuất, kiểm tra cuối mỗi học kỳ).

 

- Có sổ sách theo dõi, cập nhật thường xuyên tình hình cho mượn, nhập hoặc mua mới các đầu sách. Nếu để thất thoát, hư hao, mất mát phải bồi thường.

 

- Mở sổ mượn đối với giáo viên cuối mỗi năm học phải tổng hợp tình hình và báo cáo cho BGH.

 

- Lập hồ sơ cấp phát các loại hồ sơ sổ sách đúng theo quy định, người phát phải ghi, người nhận phải ký nếu để xẩy ra tình trạng thiếu và thất thoát thì cá nhân phải chịu trách nhiệm.

 

- Cho GV mượn các loại máy tính, đồ dùng dạy học, bản đồ kịp thời để tránh ảnh hưởng việc giảng dạy của giáo viên.

 

- Cần theo dõi học sinh con em đồng bào DTTS trong vấn đề mượn sách với việc chi các nguồn hỗ trợ chi phí học tập để đảm bảo đầu sách mà học sinh mượn.

 

- Hàng tháng phải có kế hoạch hoạt động và báo cáo cho hiệu trưởng biết các vấn đề thuộc trách nhiệm của mình.

 

- Ngoài ra tùy thực tế hiệu trưởng có thể giao thêm các nhiệm vụ khác.

 

Giờ làm việc: 40 giờ/ tuần ,từ thứ 2 – thứ 6 hàng tuần

 

5.NHÂN VIÊN Y TẾ (HĐ)

 

Nhân viên tạp vụ có những nhiệm vụ như sau:

 

- Quét dọn vệ sinh phòng hiệu trưởng, phó hiệu trưởng vào đầu các ngày làm việc

 

-Chịu trách nhiệm bảo quản các dụng cụ, thiết bị và đề xuất mua sắm các dụng cụ cần thiết cho công việc của mình và theo sự chỉ đạo của hiệu trưởng.

 

- Chịu trách nhiệm lau chùi bàn ghế và rửa dọn cốc chén phòng giáo viên.

 

- Kịp thời phát hiện khi có dịch bệnh và có kế hoạch phòng tránh lây lan cho học sinh.

 

- Chăm sóc sức khỏe ban đầu và có ý kiến đề xuất những trường hợp học sinh có vấn đề về sức khỏe.

 

- Ngoài ra tùy thực tế hiệu trưởng có thể giao thêm các nhiệm vụ khác.

 

      Trên đây là những quy định nhiệm vụ công việc của tổ văn phòng, kết quả công tác sẽ là tiêu chí bình xét thi đua cuối kỳ, năm học. Quy định này được áp dụng trong năm học 2013-2014 đề nghị các đồng chí trong tổ văn phòng thực hiện đúng theo quy định này.

 

 

 

Nơi nhận:

-Chi bộ;

-Ban Giám hiệu;

-Các tổ CM, VP;

-Lưu VT.

HIỆU TRƯỞNG

(Đã ký)

Đàm Thị Hoa

Tải file
Các tin khác